Vom ersten „Hallo" bis zur bezahlten Rechnung: eine Spur, nicht zehn Tabellen.
Ein Dienstleister führte Kontakte in Outlook, Angebote in Word und offene Rechnungen in einer Excel-Liste, die niemand ganz aktuell hielt. Wir haben daraus ein CRM gemacht, in dem eine Anfrage lückenlos bis zur Zahlung läuft, mit Angebot, Rechnung, Mahnwesen und Wiedervorlage an einem Ort.
Die Ausgangssituation: der Kunde lebte in drei Programmen gleichzeitig
Der Erstkontakt stand in einer Mail, das Angebot in einem Word-Dokument im Netzlaufwerk, die Rechnungsnummer in einer Excel-Liste. Wer nachfassen wollte, musste sich den Stand aus drei Quellen zusammensuchen und hoffen, dass keine davon veraltet war.
- ✕ Kein gemeinsamer Stand. Angebot verschickt? Rechnung schon raus? Bezahlt? Die Antwort lag bei der Person, die es zufällig gemacht hatte.
- ✕ Angebote und Rechnungen von Hand gebaut. Copy-Paste aus dem letzten Word-Dokument, Nummer manuell hochzählen, als PDF exportieren, per Mail anhängen.
- ✕ Nachfassen ging unter. „In zwei Wochen nochmal melden" stand auf einem Zettel, bis der Zettel weg war.
- ✕ Offene Posten unklar. Wer hatte noch nicht gezahlt? Die Mahnung kam, wenn überhaupt, viel zu spät.
| Kunde | Angebot? | Betrag | Bezahlt? |
|---|---|---|---|
| Brauhaus Lindt | Word, wo? | 2.480,00 | k.A. |
| Kliem Elektro | ja (v3) | ? | glaube ja |
| Studio Vollmann | fehlt | 1.150,00 | überfällig?? |
| Petras Blumen | ja | 640,00 | ja |
Was wir daraus gemacht haben
Ein CRM, in dem jeder Kontakt seine eigene Akte hat: Gesprächsverlauf, Angebote, Rechnungen, offene Posten und die nächste Wiedervorlage. Aus einem Angebot wird per Klick eine Rechnung, aus einer überfälligen Rechnung automatisch eine Mahnung. Ein Datenstand für alle.
Erstkontakt 3
Bedarf 2
Angebot 2
Verhandlung 1
Gewonnen 4
Jeder Kontakt hat eine Akte, kein Postfach.
Anfragen landen automatisch als Kontakt im CRM und wandern durch klare Phasen, vom Erstkontakt bis zum Abschluss. Rund 35 Felder, Duplikat-Erkennung und ein Audit-Log sorgen dafür, dass die Daten sauber bleiben. Ihr seht auf einen Blick, wo jeder Kunde steht.
- Anfragen vom Kontaktformular landen direkt als Lead
- Pipeline-Phasen statt Bauchgefühl
- Duplikat-Check & Audit-Log halten die Liste sauber
Ein Beleg wird per Klick zum nächsten.
Angebote entstehen aus der hinterlegten Preisliste, das PDF baut sich selbst. Sagt der Kunde zu, wird daraus mit einem Klick die Rechnung: fortlaufende Nummer, korrekte Positionen, direkter Mailversand. Die Zahlung wird verbucht, der offene Posten verschwindet von allein.
- Angebot & Rechnung als sauberes PDF, keine Word-Vorlage
- Fortlaufende Nummern, revisionssicher und ohne Hochzählen von Hand
- Zahlungen fließen direkt in die Buchhaltung
-
Angebot AN-2026-051 versendet02.06. · 2.480,00 €
-
Telefonat: „meldet sich nach dem Fest"09.06. · Notiz im Gesprächsverlauf
-
Wiedervorlage fällig, jetzt nachfassenheute · automatisch erinnertWiedervorlage
-
1. Mahnung, falls Rechnung überfälliggeplant · Vorlage steht bereitMahnstufe 1 automatisch
Nichts fällt mehr hinten runter.
Statt Zettel und „ich glaub, ich sollte mal nachfragen" führt das CRM eine Wiedervorlage pro Kontakt und erinnert von selbst. Wird eine Rechnung überfällig, steht die passende Mahnstufe bereit, mit Vorlage und einem Klick zum Versand. Der komplette Verlauf bleibt in der Akte.
- Automatische Erinnerung an jede Wiedervorlage
- Mehrstufiges Mahnwesen mit fertigen Vorlagen
- Lückenloser Gesprächsverlauf je Kunde
Was sich für den Betrieb geändert hat
Eine Anfrage läuft lückenlos bis zur Zahlung, ohne Zettel, ohne „glaube ja", ohne verstreute Dateien. Der Betrieb weiß jederzeit, wo jeder Kunde und jeder Euro steht.